Accounts payable

Ang accounts payable (AP, literal sa Tagalog: "babayarang tuos") ay perang inutang ng isang kumpanya sa kanyang pinagbibilhan ng produkto o imbentaryo, o suplayer, na itinuturing isang liability sa balance sheet ng kumpanya. Ito ay natatangi at kakaiba sa notes payable liabilities, na isang utang na nilikha gamit ang mga pormal at legal na dokumento. Ang pangunahing responsibilidad ng kagawaran ng accounts payable ay iproseso at suriin ang mga transaksyon sa pagitan ng kumpanya at ng mga suplayer nito. Higit pa roon, kailangan nitong siguraduhin na lahat ng natitirang mga invoice mula sa kanilang mga suplayer ay naaprubahan, naproseso, at binayaran. Kasama sa pagproseso ng invoice ang pagtatala ng mahalagang impormasyon mula sa invoice at pagpasok nito sa sistema ng pananalapi, o bookkeeping, ng kumpanya. Pagkatapos nito, ang mga invoice ay daraan sa kani-kanilang proseso ng kumpanya upang mabayaran at mabawasan ang utang na nakatala sa mga dokumentong pinansyal at magbalanse ang mga transaksyon.

Pangkalahatang ideya

Ang isang account payable ay naitala sa Account Payable sub-ledger sa oras na ang isang invoice ay tinitiyak para sa pagbabayad. Ang vouchered, o vouched, ay nangangahulugan na ang isang invoice ay naaprubahan para sa pagbabayad at naitala sa General Ledger o AP subledger bilang isang hindi pa nababayaran, o bukas, na pananagutan dahil hindi ito nabayaran. Ang mga Payable ay kadalasang ikinategorya bilang Trade Payable, mga payable para sa pagbili ng mga pisikal na kalakal na naitala sa Imbentaryo, at Expense Payable, mga dapat bayaran para sa pagbili ng mga kalakal o serbisyo na ginastos. Ang mga karaniwang halimbawa ng Expense Payable ay ang advertising, paglalakbay, entertainment, mga gamit sa opisina at mga utility. Ang AP ay isang uri ng kredito na inaalok ng mga supplier sa kanilang mga kustomer sa pamamagitan ng pagpayag sa kanila na magbayad para sa isang produkto o serbisyo pagkatapos na ito ay matanggap. Nag-aalok ang mga supplier ng iba't ibang tuntunin sa pagbabayad para sa isang invoice. Maaaring kabilang sa mga tuntunin sa pagbabayad ang alok ng cash na diskwento para sa pagbabayad ng invoice sa loob ng tinukoy na bilang ng mga araw. Halimbawa, ang 2%, Net 30 terms ay nangangahulugan na ang nagbabayad ay magbabawas ng 2% mula sa invoice kung ang pagbabayad ay ginawa sa loob ng 30 araw. Kung ang pagbabayad ay ginawa sa Araw 31 pagkatapos ay ang buong halaga ay babayaran. Ito ay tinutukoy din bilang 2/10 Net 30.

Sa mga sambahayan, ang mga account na babayaran ay karaniwang mga singil mula sa kumpanya ng kuryente, kumpanya ng telepono, cable television o satellite dish service, subscription sa pahayagan, at iba pang mga regular na serbisyo. Ang mga may-bahay ay karaniwang sumusubaybay at nagbabayad sa buwanang batayan sa pamamagitan ng kamay gamit ang mga tseke, credit card o internet banking. Sa isang negosyo, kadalasan ay may mas malawak na hanay ng mga serbisyo sa AP file, at ang mga accountant o bookkeeper ay karaniwang gumagamit ng software ng accounting upang subaybayan ang daloy ng pera sa account ng pananagutan na ito kapag nakatanggap sila ng mga invoice at lumabas mula rito kapag nagbabayad sila. Parami nang parami, ang mga malalaking kumpanya ay gumagamit ng mga espesyal na solusyon sa automation ng Accounts Payable (karaniwang tinatawag na ePayable) upang i-automate ang papel at mga manu-manong elemento ng pagproseso ng mga invoice ng isang organisasyon.